GoogleドライブとGoogleフォト、驚きの検索力

米国に本社を置く、世界的に有名な大手戦略コンサルティングファーム「マッキンゼー・アンド・カンパニー」の報告によると、
従業員は「1日に平均1.8時間を情報の検索と収集に費やしている」そうです。

日々の業務あるいは大切な思い出など、多くのデジタルデータの保存先として、Googleのドライブやフォトを使用されていますか？

　

そもそも検索対象自体が違う

これらのサービスは単なる便利なデータの保管場所でなく、強力な検索機能が秘められていることは意外に知られていません。

「あの企画書、どこに保存したっけ？」

「去年の夏に行った海の写真で、確か青いパラソルが写っているはず…」

従来の検索では、ファイル名や簡単なタグ情報に頼るしかありませんでしたが、GoogleドライブとGoogleフォトはまったくそのレベルではありません。

画像の中に写っている文字や、ドキュメントの中身までもが検索対象になっているからです。
精度の問題はあれ、手書き、縦書きでさえ読むのです。

　

検索する方法も変わる

例えば、ファイル名を「書類」としてしまったとしても、契約書に記載されている会社名や日付で検索すれば、
瞬時にそのファイルを見つけ出すことができます。
手書きのメモをスキャンした画像ファイルだって、そこに書かれたキーワードで検索可能。
議事録のPDFから特定の議題に関する記述を探し出すために、一つ一つのファイルに目を通す必要はありません。

　

テキストでなくても検索できる

Googleフォトの検索機能もまた意外に知られていません。

「ケーキ」と検索すれば、過去に撮影したケーキの写真が一覧表示されます。
「京都」と検索すれば、古都の風景を捉えた写真が現れます。
「猫」と検索すれば、愛らしい猫たちが写った写真だけがピックアップされるのです。

これらの強力な検索機能は、情報へのアクセスを劇的に効率化します。

時間の節約:
必要な情報を瞬時に見つけられるため、ファイルを探す無駄な時間を大幅に削減できます。
読み取った文字はテキストデータとしても活用できます。

記憶の補助:
あいまいな記憶でも、画像やドキュメントの内容に基づいて検索できるため、
「確かこんなことが書いてあった」
「こんなものが写っていたはず」
という程度の情報でも目的のデータにたどり着けます。

情報の再発見:
過去に保存したまま忘れ去られていた情報も、思いがけないキーワードで検索することで再発見できる可能性があります。

　

完璧ではなくてもビジネスは加速します

もちろん、この検索精度は完璧ではありません。
手書き文字の判読が難しかったり、正確に内容を認識できない場合もあります。
しかし、その実用性は日々の業務やプライベートな情報管理において、計り知れないメリットをもたらしてくれるでしょう。

GoogleドライブとGoogleフォトの検索機能は、単なるファイル管理ツールや写真管理ツールという枠を超え、
日々多忙な皆さんのビジネスを快適なものに変えてくれる強力な味方です。
まだその力を十分に活用できていないと感じている方は、ぜひ一度、色々なキーワードで検索を試してみてください。
きっと、その検索能力に驚かされるはずです。

　

無料サービスが個人向けであることも意外と知られていない

ただし、これらの機能をビジネスでフル活用するには、無料で提供されているサービスを使用することをおすすめしません。
お試し程度にしておくべきでしょう。

セキュリティ、情報の共有、有効活用のためにも、法人のお客様は、有償版のGoogle Workspaceを使用することを強くおすすめします。
弊社法人事業部では、導入・運用のサポートを行っております。

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