「転記」と「添付ファイル」には
疑問を持ちましょう

― すぐできる！低コストで始めるDXのヒント ―

1. 「スキャン」だけでは変わらない現実

多くの方がDXが必要だと感じていながら、「何から始めよう？」と立ち止まってしまうことがありますね。その第一歩として、「紙の書類をスキャンする」ことから始める企業様も多いのではないでしょうか。

ですが、本当に大切なのは、スキャンして画像データにする作業そのものではなく、その後のプロセスにある非効率な「転記」作業に目を向けることなんです。もし、スキャンした画像を見ながら、誰かが手作業でExcelやシステムに入力し直しているとしたら、実はあまり効率は良くなっていません。

項目	内容
生産性の低さ	文字を読んで打ち直すだけで、新しい価値は生まれていません。
ミスの発生源	どんなに気をつけても、どうしても人為的な入力ミスは発生しがちです。
無制限の工数	書類が増えれば、それに比例して人手と時間もどんどん必要になってしまいます。
モチベーション	単純で退屈な作業は、働く皆さんのモチベーションを下げる原因にもなりかねません。

「この繰り返し作業、本当に私たちが手作業でやる必要があるのでしょうか？」―この小さな疑問こそが、DXを始める大きなきっかけになりますよ。

たとえ転記の手間を減らしたとしても、次にぶつかる壁が、メールに「添付ファイル」としてデータをやり取りする習慣です。これはデジタルデータなのに、紙の書類をコピーして手渡ししているのと同じで、実はとても非効率なんです。

項目	内容
無意識のファイル大量複製	開く、ダウンロードする、転送するたびに、同じファイルのコピーが皆さんのPCやメールボックスの中に増えていきます。ストレージの無駄遣いになっていませんか？
バージョンの混乱	「最新版」「最終版_2」といったファイルが乱立してしまい、どれが本当に正しいのか分からなくなってしまいます。
セキュリティリスク	大切な情報を含むファイルを誤って送ってしまったり、ダウンロード先のPCの紛失・盗難リスクも高まります。
検索性の欠如	必要なデータが「過去のメール」や「誰かのPCの中」に埋もれてしまい、探すのに時間を取られてしまいます。

添付ファイルへの疑問は、「ファイルを送る」から「同じデータを共有する」という、より進んだステップへと私たちを導いてくれます。

「DXは高額な投資が必要」というイメージがあるかもしれませんが、ご心配いりません。Google Workspace (GWS) や Microsoft 365 (M365) のような、普段お使いのクラウドサービスをうまく活用するだけで、上記のような非効率性は大きく解消できるんです。

①

サーバーの購入など、大掛かりな準備は不要。月額料金で気軽に始められます。

②

使い慣れたWordやExcelなどのクラウド版が中心。新しい操作に戸惑うことが少ないでしょう。

③

アップデートやセキュリティ管理は提供元が行うため、社内のIT担当者様の負担も軽くなります。

転記の解消	フォーム機能（Forms）	アンケートや申請をフォームに切り替えて、入力と同時にデータが集計されるようにできます。
添付ファイルの追放	クラウドストレージ（Googleドライブ/OneDrive）	ファイルを添付せず、共有リンクでやり取りすることで、常に最新版を使えるようになります。
検索時間の削減	強力な横断検索	どこに保存したか探すことなく、必要な情報がすぐに見つかるようになりますよ。

DXは、難しいことではありません。日々の業務の中で、「ちょっと無駄かな？」と感じる「転記の廃止」や「添付ファイルの追放」から、無理なく始めてみましょう。この小さな一歩が、きっとあなたの会社を次の成長へと優しく導いてくれるはずです。